La page Publications de masse permet aux conseillers de créer des publications de masse et ainsi d’envoyer instantanément une série de fichiers à plusieurs investisseurs.
Pour créer une publication de masse:
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Cliquez sur Publications de masse dans la barre de titre pour ouvrir la fenêtre Publier massivement (cette option est désactivée pour les utilisateurs non autorisés)
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Tapez le nom attribué à la publication de masse à l’endroit prévu à cette fin;
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Cliquez sur la flèche sous Dossier de publication pour sélectionner un emplacement (le dossier FTP où vous voulez que les fichiers publiés soient sauvegardés);
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Tapez le numéro de publication unique des fichiers que vous voulez publier sous Numéro de référence de la publication;
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Tapez une description de la publication à l’endroit prévu à cette fin (facultatif);
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Pour rendre une publication obligatoire, cliquez sur le crochet à côté du document obligatoire.
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Cliquez sur Publier.
Votre dossier FTP renferme des ensembles de fichiers. Chaque fichier porte un nom composé de plusieurs éléments, incluant le numéro de référence de la publication et un code de compte unique. Les fichiers regroupés ensemble portent le même numéro de publication. Lorsque vous entrez ce numéro dans la fenêtre Publier un document, chaque fichier de la publication est publié aux investisseurs dont le code de compte est inclus dans le nom du fichier (p. ex., si deux fichiers dans votre dossier FTP portent le numéro de publication « 2018-T1 » et les codes de compte « 001 » et « 002 », lorsque vous entrez ce numéro dans la fenêtre Publier un document, chacun des investisseurs qui détient le compte 001 et le compte 002 reçoit un document qui correspond à son compte).
Remarque: Lorsque des fichiers sont publiés, ils sont copiés à partir de leur emplacement d’origine vers un emplacement de stockage géré par Portail Client.
Les tâches de publication de masse d’envergure qui nécessitent plus de temps peuvent être traitées en arrière-plan. Une fois que la tâche de publication de masse a été lancée, l’état « En cours » s’affiche pour vous informer de sa progression. Une notification s’affiche pour vous indiquer si la tâche de publication de masse a réussi ou si des erreurs sont survenues.
Pour vous aider à créer une publication réussie, des messages d’erreurs décrivent les erreurs qui sont survenues et qui ont empêché le succès de la tâche de publication. Dans le cas des erreurs non connues, un message d’erreur général s’affiche. D’autres détails concernant le succès ou l’échec de votre tâche de publication de masse sont fournis dans le rapport d’audit des documents publiés.
Si à n’importe quel moment vous décidez que vous ne voulez plus publier un document, vous pouvez cliquer sur Effacer dans le bas de la fenêtre Publier un document. Avant que le document soit effacé, vous devrez confirmer l’action en cliquant sur Effacer dans la fenêtre Annuler qui s’ouvre. Vous pouvez aussi cliquer sur Annuler dans la fenêtre pour continuer de publier votre document.