La page Ouvrir une publication de masse du service de publication vous permet de gérer les documents individuels d’une publication de masse (les fichiers qu’elle renferme) et de faire un suivi.
Dans le haut de la page, l’en-tête de page indique le nom de la publication de masse que vous avez ouverte. Vous pouvez cliquer sur la flèche à côté de ce nom pour revenir à la page du service de publication où vous vous trouviez précédemment.
La barre d’outils qui se trouve sous l’en-tête de page comprend deux filtres qui peuvent vous aider à trouver des documents précis à l’intérieur d’une publication de masse (voir la section Filtrer la liste de documents).
La barre d’informations sous la barre d’outils inclut l’information suivante:
-
Nombre total de fichiers envoyés dans cette publication de masse;
-
Nombre d’investisseurs qui ont reçu les fichiers de cette publication de masse;
-
Nom de l’utilisateur qui a publié ces fichiers;
-
Date à laquelle les fichiers ont été publiés.
L’en-tête de page, la barre d’outils et la barre d’informations restent visibles lorsque vous faites défiler une page afin que vous puissiez vous y reporter et les utiliser quand vous le voulez.
La barre d’informations contient une liste de tous les documents à l’intérieur de la publication de masse que vous avez ouverte. Chaque document contient un fichier qui a été publié à un utilisateur.
Chaque document comprend ceci:
-
Étiquette d’état – MODIFIÉ ou SUPPRIMÉ.
-
Nom du fichier.
-
Nom du compte – Nom du compte auquel le fichier est associé.
-
Publié à – Nom de tous les investisseurs à qui le document a été publié.
-
Menu Options – Voir Modifier les documents d’une publication de masse, Produire des rapports d’audit.
Si un document de la liste n’a pas été modifié, il ne porte pas d’étiquette.
Consulter et télécharger des fichiers
Lorsque vous cliquez sur le nom du fichier à gauche d’un document, une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pouvez cliquer sur le nom du fichier joint au document pour le télécharger, ou encore sur Afficher pour consulter le fichier du document dans un nouvel onglet du navigateur.
Filtrer la liste de documents
Comme mentionné précédemment, la liste des fichiers peut être filtrée pour vous aider à retrouver des documents précis à l’intérieur d’une publication de masse. Comme une publication peut parfois contenir des centaines de documents et qu’il peut alors être difficile de trouver celui que l’on cherche, l’option de filtrage peut être utile.
La première option de filtrage Filtrer par état se trouve dans la barre d’outils. En choisissant l’option Filtrer par état vous pouvez restreindre la liste de documents en fonction de l’état.
Pour utiliser ce filtre, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant dans le menu et de sélectionner l’un des états dans le menu déroulant qui apparaît. Les choix d’état sont les suivants:
-
Tous les états.
-
Non modifié – Le fichier et la liste des investisseurs qui peuvent le consulter n’ont pas été modifiés ou mis à jour.
-
Modifié – Le fichier et la liste des investisseurs qui peuvent le consulter ont été modifiés ou mis à jour.
-
Supprimé – Le fichier a été définitivement supprimé du document.
Ce filtre est réglé par défaut à Tous les états.
Chaque option qui apparaît dans la liste s’accompagne d’un numéro entre parenthèses qui indique le nombre de résultats lorsque cette option est configurée.
La deuxième option de filtrage Filtrer par mot-clé comprend un champ de saisie dans lequel vous pouvez taper:
-
Le nom du compte – Pour afficher les documents publiés pour les comptes portant ce nom.
-
Le nom du fichier joint à un document.
Ces filtres fonctionnent en combinaison, c’est-à-dire que l’option de filtrage Filtrer par état a une incidence sur l’option Filtrer par mot-clé. Ainsi, le filtre Filtrer par mot-clé permet de récupérer uniquement les documents qui incluent le mot-clé que vous avez tapé et dont l’état correspond à l’état réglé pour l’autre filtre (p. ex., si l’option Filtrer par état est réglée à Modifié et que vous tapez ensuite le nom de compte Tremblay, la liste affichera uniquement les documents publiés aux comptes Tremblay et qui ont été modifiés).
Modification de documents dans une publication de masse
La page Ouvrir une publication de masse permet de modifier les documents individuels d’une publication de masse et les fichiers qu’ils contiennent. Pour modifier un document:
-
Cliquez sur l’icône du menu Options à droite du document;
-
Cliquez sur Modifier un document dans le menu qui s’affiche pour ouvrir la fenêtre Modifier une publication.
Dans la fenêtre Modifier, vous pouvez remplacer un fichier d’un document qui a été publié à des investisseurs, modifier la liste des investisseurs qui peuvent le consulter et aviser les investisseurs de tout changement.
Pour remplacer un fichier publié aux investisseurs:
-
Cliquez sur le trombone sous Télécharger un fichier;
-
Sélectionnez un fichier dans votre ordinateur.
Le fichier sélectionné doit faire partie de la publication de masse que vous êtes en train de consulter. Vous pouvez savoir si un fichier fait partie d’une publication de masse si son numéro de publication est le même que celui des autres fichiers de la publication. Un numéro de publication est formé de caractères séquentiels dans le nom d’un fichier, qui se retrouvent dans le nom d’un ensemble de fichiers. Le numéro de publication est créé par votre société.
Si le fichier que vous avez sélectionné n’est pas bon, un message s’affichera dans le haut de la fenêtre pour vous signaler l’erreur et la façon de la corriger afin que vous puissiez sélectionner un nouveau fichier.
Vous pouvez modifier la liste des investisseurs qui reçoivent le fichier, sous Publier à dans la fenêtre Modifier une publication, en procédant comme suit:
-
Tapez le nom ou l’adresse courriel d’un utilisateur – Pour que le fichier soit publié à cet utilisateur;
-
Cliquez sur le X à côté du nom d’un utilisateur – Pour supprimer ce fichier des documents de l’utilisateur;
-
Cliquez sur Effacer tout – Pour supprimer ce fichier pour tous les utilisateurs de la liste affichée dans la fenêtre.
Lorsque vous sélectionnez un utilisateur afin qu’il reçoive un fichier, son nom s’affiche en vert ou en rouge pour indiquer si l’utilisateur est autorisé ou non à consulter ce fichier. Si l’utilisateur n’est pas autorisé, le fait d’ajouter son nom ici lui donne l’autorisation de consulter le fichier.
Une fois que vous avez supprimé un utilisateur de la liste Publier à, son nom est supprimé de la fenêtre. Vous pouvez l’ajouter de nouveau dans la liste Publier à en cliquant simplement sur le bouton Annuler qui apparaît à côté de son nom.
Vous devez accorder au moins une autorisation à l’utilisateur pour lui permettre de consulter un fichier. Sinon, vous ne pourrez pas sauvegarder les changements que vous avez apportés à ce document.
Une fois que vous avez apporté les changements voulus au document, cliquez sur Sauvegarder dans le bas de la fenêtre pour vous assurer que tous les changements ont été enregistrés.
Une fois que le fichier a été modifié, l’étiquette MODIFIÉ s’affichera à gauche du document de ce fichier dans la liste de documents. Vous pouvez passer votre curseur sur cette étiquette pour savoir qui est la dernière personne qui a modifié le document, quand le dernier changement a été apporté et quelle modification a été apportée.
Supprimer un fichier
La page Ouvrir une publication de masse vous permet aussi de supprimer un fichier à l’intérieur d’un document. Une fois qu’un fichier a été supprimé, ni vous ni aucun autre utilisateur ne pouvez le modifier, le consulter ou le télécharger.
Pour supprimer un fichier:
-
cliquez sur l’icône du menu Options à droite du document;
-
cliquez sur Supprimer dans le menu qui apparaît;
-
confirmez l’action en cliquant sur Supprimer dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre.
Ou
-
cliquez sur l’icône du menu Options à droite du document;
-
cliquez sur Modifier un document;
-
cliquez sur Supprimer dans le bas de la fenêtre Modifier un document qui s’ouvre;
-
confirmez l’action en cliquant sur Supprimer dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre.
Une fois qu’un document a été supprimé, il continue d’apparaître dans la liste de documents sur la page Ouvrir une publication de masse. Par contre, toute information sur le document est biffée et une étiquette SUPPRIMÉ apparaît à gauche du document.
Vous pouvez passer votre curseur sur cette étiquette pour faire apparaître les détails sur cette suppression, incluant le nom de la personne qui a supprimé le document et la date.
Lorsque vous supprimez un document, vous pouvez savoir si un utilisateur en a été avisé en cliquant sur le crochet sous Notification de modification dans la fenêtre Modifier un document.